La importancia del control de gastos y costos para la estabilidad financiera

Hoy más que nunca, debes ser consciente de la importancia de llevar un control de costos y gastos para que tu flujo de caja sea lo más estable posible.

Lo primero que necesitas es diferenciar ambos conceptos:

• Costo: es la inversión que una empresa realiza para la fabricación de productos o la prestación de sus servicios.
• Gasto: es el dinero que la empresa utiliza para llevar a cabo sus actividades cotidianas, pero que no produce en sí mismo una ganancia.

Ahora bien, ¿cómo controlar los costos y gastos de tu pyme? Como mencionamos, si los gestionas adecuadamente te será más fácil conseguir la rentabilidad que te planteas como objetivo.

Para lograrlo, sigue estas buenas prácticas de control y gastos que propone el sitio Recursos para pymes:

1. Establece un presupuesto y utilízalo como guía principal para la toma de decisiones.
2. Haz seguimiento y control de los indicadores clave para tu negocio.
3. Corrige cualquier desviación en tu presupuesto.
4. Implementa un software que te sirva para gestionar fácilmente tus gastos.
5. Trabaja con un capital de respaldo para gastos imprevistos.

Para mejorar el control de costos y gastos, asegúrate de llevar un registro de ellos en un sistema que puedas gestionar con facilidad. A continuación te hablamos sobre la facturación electrónica y la importancia de cumplir con esta obligación tributaria.

Mantén en orden la facturación electrónica de tus gastos

Desde 2018, en Chile, la facturación electrónica es obligatoria. Esto trae distintos beneficios que incluyen disminución de costos y tiempos de emisión, así como mayor transparencia en el cumplimento de las obligaciones tributarias.

De hecho, es imprescindible que generes Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) a fin de que mantengas una buena relación tributaria con el Servicio de Impuestos Internos (SII), de lo contrario estarías incurriendo en un delito de evasión fiscal.

Por esto mismo, es clave que adoptes un sistema de facturación electrónica para tu pyme, si aún no lo has hecho. Pero primero tienes que saber que existen 2 tipos:

• El sistema gratuito del Servicio de Impuesto Interno.
• Los softwares creados por proveedores autorizados por el SII.

Para elegir un sistema de facturación electrónica, el primer criterio que debes utilizar es el volumen, según aconseja la red de emprendedores de Chile, Endeavor. Es decir, si al mes no realizas un gran número de facturas, puedes fácilmente utilizar la plataforma gratuita del SII; si tu volumen de facturación mensual es alto, te conviene invertir en un software pagado.

Otros aspectos importantes a considerar, según la plataforma de gestión logística para constructoras, ICONSTRUYE, son:

• El soporte técnico que requieras para implementar el sistema.
• Que el sistema se integre con tu software de contabilidad, si es tu caso.
• El presupuesto que puedes destinar a esta herramienta.

Con esto en mente, te será más fácil elegir entre los sistemas de facturación electrónica que funcionan en Chile:

Sistema de Facturación Gratuito del SII

Esta es la herramienta que dispone el Estado, a través del Servicio de Impuestos Internos, para que empresas y personas naturales cumplan sus obligaciones tributarias sin excusas.

Facto

Es un sistema desarrollado con apoyo de CORFO a través de su programa Capital Semilla, menciona su sitio web.

Facturación.cl

Es una app que comenzó como un software de facturación, pero que hoy en día ofrece distintas soluciones digitales para empresas, explica el sitio web.

Este proveedor establece un costo de incorporación y costos mensuales según el volumen de DTE que necesites y otro costo mensual según el volumen de boletas electrónicas que necesites.

Facele

Es un sistema de emisión de DTE que se caracteriza por su fácil integración con una gran variedad de softwares empresariales como ERP, POS, CRM, entre otros, explica en su sitio web.

El sistema de facturación electrónica que decidas implementar en tu pyme debe ser una solución práctica, por lo tanto elige una que no represente mayor trabajo para ti y así, puedas enfocarte en planificar y llevar a cabo las acciones necesarias para mantener la estabilidad financiera de tu negocio.

Opciones para resolver los problemas financieros de tu pyme

1. Traza un plan de acción

Haz una introspección y analiza qué sucede con tu pyme; solo así serás capaz de crear un plan de acción que sirva para cubrir sus necesidades urgentes de financiamiento, tal y como sugiere la consultora empresarial Deloitte:

• Formula las preguntas adecuadas: ¿cuánto dinero necesitas? y ¿por cuánto tiempo será necesaria una inyección de capital?
• Refuerza el comercio y los flujos de liquidez: revisa supuestos, previsiones, flujos de caja y escenarios de bajada para comprender las necesidades reales de financiamiento.
• Optimiza el capital de explotación: identifica medidas que permitan obtener beneficios rápidos y tangibles en el flujo de caja.
• Reduce costos: identifica y aplica medidas que preserven el efectivo a corto y medio plazo.

2. Gestiona mejor el flujo de caja

Implementa estas buenas prácticas para mejorar la gestión del flujo de caja y mantenerlo saludable: 

• Organiza tu programa de facturación.
• Realiza tus pagos en la fecha límite de vencimiento, pero sin caer en atrasos.
• Aprovecha los incentivos por pagos adelantados.
• Trabaja con proyectos a largo plazo.
• Revisa tu estructura de fijación de precios.
• Al proyectar tu flujo, asegúrate de ser lo más objetivo y prudente posible.
• Considera el factoring para adelantar el cobro de algunas facturas.
• Protege a tu empresa siendo proactivo y creativo a la hora de cobrar.

3. Mide y haz seguimiento a indicadores

Mide y da seguimiento a estos principales indicadores que señala el blog financiero de Con Letra Grande, y ajusta lo que sea necesario para mantenerlo a flote:

• De ventas: dirigidos a generar ventas y facturar un servicio o producto específico.
• De redes sociales: dan a conocer lo que aportan estos canales al desarrollo empresarial.
• De retail: ideados para aumentar las ventas y reducir los gastos.
• De logística: calculan el rendimiento y el nivel de optimización de los procesos del negocio.
• De producción: favorecen la mejora constante de los procesos productivos.
• De finanzas: focalizados en una estrategia de crecimiento, reducción de costos, aumento de beneficios y optimización de activos.
• De marketing digital: miden el desempeño de las operaciones destinadas a conseguir leads, conversiones en cada campaña, influenciar en el público objetivo, entre otros.

4. Consisera el factoring para pymes

El factoring es una excelente alternativa para financiar tu compañía, pues te permite reaccionar frente a inconvenientes económicos muy rápido gracias a que te entrega por anticipado lo que tus clientes te deben (así no esperas largos períodos para cobrar).

Si optas por esta alternativa, es importante que te informes a fondo sobre su uso, características y requisitos antes de hacer formalizar el compromiso con una empresa de factoring.

Supera la crisis financiera con ayuda del factoring

¿Qué es el factoring?

Esta alternativa de financiamiento te permite obtener liquidez y mejorar tu flujo de efectivo con tus cuentas por cobrar. Consiste en traspasar tus facturas o cheques a una empresa de factoring para adelantar el pago de tus clientes, ya que por una comisión te entrega rápido el dinero que te deben y se responsabiliza de su cobranza más adelante.

Sus principales ventajas son:

• Obtienes capital entre 12 y 24 horas.
• No aparece como deuda en el sistema financiero.
• No paga impuestos de timbres ni estampillas.
• Impide endeudamiento con la banca.
• Permite responder a contingencias financieras con velocidad.
• Puedes postular y obtenerlo de forma digital o tradicional.

¿Cómo sacar provecho al factoring durante a una crisis financiera?

Debido a los beneficios financieros tan inmediatos que otorga, es un financiamiento para pymes que muchos ya aprovechan para inyectarle capital a sus negocios. Así lo demuestran los últimos datos recopilados por el diario La Tercera, que señalan que el factoring financia a un tercio de las pymes de mayor actividad del país aproximadamente.

De hecho, el factoring es un mecanismo que forma parte de las estrategias que permiten mantener viva a una empresa cuando sus ventas disminuyen, argumenta Santiago Sturla, fundador y socio director de RealBox, empresa de asesorías financieras y administrativas, en entrevista para El Economista América.

Además, son los propios participantes del mercado quienes dan tranquilidad de que el factoring funciona para hacer frente a tiempos de crisis con claridad y solvencia económica. Algunas opiniones al respecto son:

“Para muchas empresas que no tienen división de cobranza o finanzas, el cobro de las facturas pendientes es una gestión compleja, en la que no tienen expertise ni el equipo necesario para llevarla a cabo. Con el factoring, no solo se consigue liquidez sino también se externaliza el cobro”.
Antonio Turner, Gerente General de Tanner.

“El factoring es una alternativa de financiamiento que se orienta de preferencia a pequeñas y medianas empresas, permite liquidez inmediata financiando las cuentas por cobrar de corto plazo".
Pablo Sánchez Trullenque, Gerente General de Logros Servicios Financieros.

Este servicio no genera deudas ni registros de mora en el sistema financiero. Esto es muy importante en momentos de crisis, ya que puedes acceder a otros préstamos de otras instituciones en caso de que lo necesites”.

Coval Servicios Financieros.

Como ves, el factoring es una buena alternativa para mantener un flujo de caja efectivo pero, ¿cómo utilizar este financiamiento a tu favor para controlar los costos de tu negocio? Enseguida te lo explicamos.

Controla los costos de tu pyme con factoring

Primero, conoce los tipos de costos

A diferencia de los gastos, que son los desembolsos de dinero necesarios para que tu empresa lleve a cabo sus actividades, los costos son las inversiones realizadas en la producción y distribución de un producto o servicio con el objetivo de generar ganancias.

En este sentido, el control de costos te ayuda a tomar decisiones relacionadas con el futuro de tu negocio, tal como explica la plataforma de información empresarial Gestiopolis, pues te permite:

• Conocer tu situación financiera.
• Eliminar actividades o procesos que no generan valor.
• Mejorar las políticas de tu negocio.
• Planear y controlar las operaciones.
• Fijar precios competitivos correctamente.

Ahora bien, aunque existen distintas formas de clasificar los costos, debes tomar en cuenta por lo menos la división según su comportamiento: costos fijos y costos variables.

Costos fijos

Son constantes y no se relacionan con el volumen de producción y venta de tu pyme.

Por ejemplo: Arriendo mensual de oficinas o instalaciones.

Costos variables

Como su nombre indica, son los costos que varían de acuerdo al volumen de producción.

Por ejemplo: materias primas para la producción de mercancías.

El factoring entraría dentro de los costos variables. A continuación te decimos cómo te puedes beneficiar de él para mantener en orden el comportamiento de tu caja.

Así ayuda el factoring a controlar costos

Como parte del plan de negocios

El factoring te sirve para tener liquidez y cumplir con tus operaciones diarias cuando tienes facturas por cobrar a 30 días o más, pues no puedes esperar tanto tiempo para sacar adelante el trabajo.

Si integras el factoring a tu plan de negocios logras pagar a tiempo a tus proveedores e incluso negociar mejores precios.

El factor tiempo

Es muy importante que planifiques cuándo utilizarás factoring y en qué destinarás el pago anticipado. Esto porque puede haber meses donde tengas que cubrir más gastos que en otros, pero si ya utilizaste el dinero de manera anticipada, no podrás solventarlos.

¿Cómo calcular tus costos una vez que usas factoring?

Para que esta herramienta sea verdaderamente efectiva debes contemplarla en tu estructura de costos, ya que cada operación de factoring tiene un valor que debes considerar al momento de establecer el monto de la factura por cobrar.

Debes reducir en tus costos de operación lo generado por las actividades de cobranza, ya que es una actividad que asume la empresa a la que cedes tu factura.

Un buen ejemplo de esto es el que ofrece la investigación “Identificación de las características del servicio de factoring y evaluación de su impacto en la estructura de costos y capital de trabajo de una empresa”, en el que los autores, estudiantes de la Universidad Libre Seccional Pereira (Colombia), demostraron que el valor del servicio de factoring resultó menor que el costo destinado a la cobranza, por lo que se redujo el costo total de los servicios que ofrece la empresa A&A Protección Integral S.A.S.

Además de la reducción de costos, el factoring tiene otras características que resultan favorables para que las pequeñas y medianas empresas continúen sus operaciones, incluso frente a una crisis. Ahora te hablamos sobre estas.

¿Por qué las pymes necesitan factoring durante una crisis?

Un instrumento como el factoring, que te aporta capital sin generarte una deuda, porque lo que hace es adelantar el monto de una factura por cobrar (menos un porcentaje por los gastos de cobranza y el nivel de riesgo que conlleva), es una opción que ayuda a tu pyme a salir de apuros.

De hecho, las ventajas que aporta el factoring para salir adelante de una crisis, frente a otros tipos de financiamientos, incluyen:

• Se encarga de la gestión de cobranza para liberarte a ti de este proceso.
• Es ideal para pequeñas y medianas empresas, que no pueden esperar los plazos, ni cubrir todos los requisitos, de un crédito bancario.
• No genera deudas ni mora en el sistema financiero.

Para ilustrar cómo el factoring apoya a las pymes, revisa esta historia de la empresa High Servicios Tecnológicos, que gracias a su correcta gestión del factoring logró superar el peligro que experimentó por el atraso en el pago de una cuenta bastante grande.

¿Cómo funciona el factoring financiero?

Dentro de los distintos tipos de factoring, esta modalidad opera como un crédito directo que se respalda en cheques que se cobran según cuotas pactadas con el cliente. 

Los requisitos que debes cumplir para poder acceder al factoring financiero incluyen: tener un año de antigüedad en tu negocio, no tener morosidad ni protestos. 

Ventajas del factoring financiero

Además de cumplir con las características del factoring que te mencionamos más arriba, el factoring financiero se caracteriza por:

• Ser de libre disponibilidad.
• Funcionar como complemento a las líneas de crédito tradicionales.
• No tener productos asociados.
• Dar la facilidad de realizar los pagos en función del flujo esperado y no necesariamente pagos iguales.

¿Cuándo elegir factoring financiero?

Tal como señala la Cooperativa de Ahorro y Crédito Oriencoop, puedes aprovechar el factoring financiero para resolver estas necesidades de tu pyme:

• Necesita liquidez para cubrir una deuda que está por vencer.
• Pagar gastos y costos relacionados con la producción de tus productos o servicios.
• Pagar a tus trabajadores.
• Anticipar pago a proveedores.

Además de estas ventajas, existen empresas que brindan la posibilidad de que los dueños de pymes como tú, accedan al factoring desde donde se encuentren. Enseguida te explicamos en qué consiste esta opción.

¿Qué es el factoring digital y cómo una pyme accede a este servicio?

Es una herramienta digital de Logros Servicios Financieros que, a través de una plataforma virtual online, te da acceso para cotizar y realizar operaciones de factoring en línea de forma rápida y sencilla, desde que solicitas liquidez a cambio de tus facturas hasta que la recibes.

En la plataforma de factoring digital identificas el mejor financiamiento según tu pyme, administras tus operaciones, cedes tus documentos automáticamente y ahorras en costos de gestión.

¿Cómo accedes con tu pyme a este servicio?

Dado que es un servicio a través del cual se automatiza y realiza en línea todo el proceso de factoring, lo tienes disponible 24/7 y puedes acceder a él sin moverte del lugar donde estés.

Primero te registras e ingresas al sistema de Logros Servicios Financieros. Estando en la plataforma los documentos para factoring que solicita (carpeta tributaria y factura) y verificas si calificas o no para este producto.

Si calificas, inmediatamente conoces el monto total de dinero a recibir y puedes confirmar la operación para que en un plazo aproximado de 2 horas recibas la transferencia de fondos.

Importante que sepas que si bien la solicitud la realizas cuando gustes, el traspaso de dinero, al igual como la atención por parte de un ejecutivo si la necesitas, opera de lunes a jueves de 8:30 hrs a 18:00 hrs y viernes de 8:30 hrs a 15:00 hrs.

En el caso de no calificar para el factoring, en la misma plataforma digital te aparecerá el motivo con la opción para una asesoría gratuita.

¿Cómo beneficia el factoring digital a tu pyme?

• Obtienes liquidez inmediata, sin incurrir en deudas con el sistema financiero.
• Ahorras tiempos y costos al no tener que ir a una sucursal para gestionar tu solicitud de factoring.
• Mejoras el flujo de caja para pagar aquellos gastos obligatorios y costos claves para el correcto funcionamiento del negocios.
• No eres responsable del cumplimiento de pago de esta operación de factoring, es decir, es tu deudor el que tiene la responsabilidad por un eventual incumplimiento de pago o retrasos. (Sólo en caso que la operación sea definida por Logros como "Sin Responsabilidad").
• Durante todo el proceso los datos de tu pyme quedan protegidos y la información importante se mantiene resguardada.

También tienes la opción de solicitar el servicio de factoring tradicional si es que la necesidad de capital en tu pyme no es tan inmediata. Elegir qué alternativa es la más conveniente, depende de tus posibilidades y el tiempo que tengas disponible. A continuación te explicamos sus diferencias.

Factoring digital vs factoring tradicional, ¿qué le conviene a tu pyme?

¿Qué es el factoring tradicional?

Este tipo de financiamiento inmediato se denomina tradicional porque para realizar la operación es necesario que te traslades hasta una oficina y entregues toda la documentación en físico (todo se maneja en papel). Una vez ahí, un ejecutivo es quien personalmente te recibe para realizar tu postulación y te brinda atención durante todo el proceso (antes, durante y después de obtener el financiamiento).

¿Qué es el factoring digital?

El digital tiene el mismo objetivo que el factoring tradicional: otorgar dinero a pymes a cambio de sus documentos financieros. Y funciona casi igual, las únicas diferencias son:

• Todo el proceso de postulación, aprobación y seguimiento se hace desde una plataforma online.
• El dinero se transfiere en horas (comparado con el método tradicional que toma hasta 1 día).

Debido a esto, necesitas usar un dispositivo (computador, tablet o móvil) con conexión a Internet para solicitarlo y desde ahí, autogestionar la operación con toda la documentación en versión digital. Con una clave de acceso ingresas al sistema para que cedas tus documentos (aunque si lo requieres, puedes pedir asistencia virtual) y ahí mismo te dan seguimiento y te entregan la información sobre la cobranza.

Es una alternativa tecnológica que te da la oportunidad de solicitar y obtener financiamiento en unos cuantos clics desde donde te encuentres.

Similitudes entre factoring digital y tradicional

Así como existen ciertas diferencias entre las dos modalidades de factoring, también presentan muchas similitudes. Con ambas:

• Aseguras liquidez.
• Obtienes dinero rápido.
• Proteges el flujo de caja.
• No existen precios establecidos. Dependerá del riesgo de la operación.
• Haces frente a contingencias financieras.
• Evitas sobre endeudamiento con la banca.
• Mejoras la estructura del balance de tu empresa.
• La gestión de cobranza queda a cargo de la empresa de factoring.
• No limitas tu acceso al sistema financiero tradicional (bancos) porque no se registran como deudas en el sistema.
• Debes esperar a que la empresa de factoring haga un análisis de riesgo (de ti como cliente y del pagador) para definir si eres candidato a recibir el financiamiento.
• No eres responsable del cumplimiento de pago de la operación, es tu deudor el que tiene la responsabilidad por un eventual incumplimiento de pago o retrasos.

Costos del factoring digital y tradicional

Si quieres saber qué cantidad exacta pagar para obtener un financiamiento con factoring digital o tradicional, la realidad es que no hay un monto fijo. Independientemente si contratas factoring vía online o directo con un ejecutivo, no existe un costo único para ello y esto por varias razones que destaca la Asociación Empresas de Factoring Chile AG:

• El precio depende del riesgo que decida asumir la empresa de factoring que entregue el dinero.
• No es caro ni barato. Es una oportunidad comparable entre los actores de la industria.
• Existe una tasa de descuento cobrada por el factoring (considerando el vencimiento).
• Se retiene un porcentaje del monto de la operación y en caso de atraso en el pago se va descontando día a día del monto de devolución de esta retención.
• Se contemplan costos de operación y gastos de cobranza.
• Se hace un análisis de la situación financiera de tu empresa.

En este sentido, hasta que se analicen todos estos factores te será posible conocer el costo de tu operación de factoring.

Actúa para enfrentar una crisis

Lo importante para salvar a tu pyme de una crisis no solo es saber actuar a tiempo, también es fundamental que tengas claras tus opciones de financiamiento y encuentres la forma más adecuada de ordenar los gastos y costos, pues así podrás identificar con mayor certeza las necesidades financieras de tu negocio.