Negocios Pymes

4 soluciones para gestionar bien tus órdenes de compra, facturas y contratos

¿Tienes la impresión de que, aunque vendes más, no tienes suficiente capital? ¿Te cuesta explicar cómo gestionas tus proyectos con tus clientes? ¿Tienes pérdidas que no sabes de dónde salen?

Si respondiste que sí a alguna de estas preguntas, entonces posiblemente cometes los errores típicos de administración de órdenes de compra, cheques y contratos que te explicamos a continuación. Descuida, también te ofrecemos soluciones.

Gestionar bien tu negocio trae beneficios que son fundamentales para mantener su salud financiera, entre ellos:

  • Da legalidad a las operaciones.
  • Previene pérdidas y sobrecostos.
  • Mantiene la relación con tu cliente sana.
  • Aporta valor para acceder a oportunidades financieras.

Sin embargo, las pymes generalmente no acostumbran a mantener una buena administración de sus procesos, causando que su caja no fluya tan bien como quisieran, precisa el sitio web de negocios Gestionar Fácil.

No dejes que la mala gestión de tu negocio sea el problema. Toma nota de los consejos y buenas prácticas que te damos a continuación para asegurar que tu pyme funcione bien:

Los 4 errores típicos de gestión de órdenes de compra, contratos y facturas

Estas son malas prácticas que puedes evitar sin dificultad. Es cuestión de saber identificarlas:

1. Te falta capital para cumplir con la Orden de Compra (OC).

Ocurre porque no tienes flujo para asumir el pedido. Además de la evidente pérdida de ingresos, sufres un daño simbólico y social; tus clientes dejan de confiar en tu capacidad para resolver sus necesidades.

2. Autorizas una OC o factura sin verificar el pedido.

Para cumplir con el pedido satisfactoriamente debes, indica el portal My Gestión;

  • Revisar tu stock.
  • Confirmar los datos del cliente.
  • Comprobar que las condiciones de pago son aceptadas.

3. Ignoras el marco legal.

Posiblemente omites detalles sobre las operaciones que quedan fuera de la aplicación legal de los documentos o producen errores en la ejecución. Esto trae problemas de todo tipo, sobre todo ante el Servicio de Impuestos Internos.

4. Contraes deuda innecesaria.

Ignoras u olvidas que estos tres documentos no solo funcionan para tu contabilidad. Son activos valiosos a los que puedes sacarle provecho sin necesidad de incurrir en un crédito.

Aquí tienes 4 soluciones para cuidar tus facturas, contratos y OC

1. Conoce a tus socios comerciales.

Mantén una buena relación con tus distribuidores, proveedores y clientes. Esto ayuda a generar una economía saludable, con flujos de ventas continuos y de mejor calidad. También permite que la generación de acuerdos sea más sencilla y hace la elaboración de los documentos más eficiente.

2. Utiliza software para gestionar tus OC.

Al usar una plataforma que sistematice el registro de los datos y haga seguimiento automático, disminuye el número de errores que acarrean pérdidas económicas, explica la plataforma de factorización electrónica Ekomercio.

3. Establece todas las condiciones de la transacción.

Recuerda que tanto tú como tu cliente deben definir plazos y modos de pago, los detalles del pedido, así como los datos de tu empresa y el comprador.

4. Haz al factoring parte de tu plan de inversión.

Utiliza tu OC, factura o contrato para obtener un adelanto de capital a través del factoring.

Esta opción te permite obtener liquidez según la etapa del ciclo de venta en la que está tu negocio y el giro de este, sea minería, construcción o transportes.

Además, si contemplas el factoring como parte de tu plan de inversión, construyes el hábito de mantener todos tus procesos en orden, pues es un requisito para que tengas acceso a los beneficios financieros.

Haz crecer tu negocio con ayuda de tus OC, contratos y facturas

Si administras tus procesos de manera organizada y sistematizada, adquieres una panorámica clara del estado de tu negocio y dejas de perder capital sin saber por dónde.

Para hacerlo, primero que todo, cuida tus documentos financieros. En paralelo, construye relaciones de calidad con tus socios comerciales y clientes, apóyate en la tecnología para automatizar tu gestión e incluye al factoring en tu plan de inversión.

Al hacerlo, no tendrás que endeudarte innecesariamente para mantener operaciones o solucionar emergencias.

 

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