Todos los documentos que tu pyme necesita para postular al factoring

Esta es la documentación general que necesitas tener vigente y en orden para entregar en proceso normal de postulación al factoring (ideal que esté en PDF u otra versión electrónica):

Antecedentes de la operación

Factura electrónica

• Estados de pago. 

- Deben venir firmados por las partes involucradas: tu empresa y el cliente deudor.

- En el caso de empresas del sector Construcción, el que revisa es el ITO (Inspector Técnico de Obra). Ahora bien, algunos pagadores (deudores) no tienen que entregar esto porque trabajan con portales digitales de grandes empresas.

• Órdenes de compra (si es el caso).
• Contratos firmados. 
• Boletas de garantía y/o pólizas por fiel cumplimiento. En el depósito de pólizas de la Comisión para el Mercado Financiero (CMF) puedes ver ejemplos de estas pólizas.
• Guías de despacho (si es el caso).
• HES (Hoja de Entrada de Servicio) que emite el deudor. 
• HEP (Hoja de Entrada de Producto).
• Órdenes de Trabajo (para el sector de la construcción). 
• Certificados de obligaciones laborales y previsionales F30-1 al día (cuando son ciertos tipos de servicios y contratistas que están afectos a la Ley de Subcontratación). Conoce más sobre este documento en el portal de la Dirección del Trabajo.

Antecedentes financieros

Carpeta Tributaria para solicitud de crédito

• Con la fecha actualizada cuando necesites operar.
• Dos últimas Rentas DAI. Las obtienes en la página web del SII. 
• Certificado de fecha de inicio de actividades, que también obtienes en el SII.
• Formulario 29 completado. Así se ve tu formulario en el SII. 
• Formulario 21 si el pago del IVA es postergado hasta 60 días. 
• Certificado de resolución de convenio, Certificado de cuotas vigentes del convenio o Comprobante de pago a la Tesorería General de la República (cuando se juntan varios IVA por pagar y la Tesorería da la opción de entrar en convenio).
  
  

  Balances

• De los 2 últimos años para analizar si existen muchas cuentas por pagar o cobrar. En formato PDF y con firma del contador (no sirve el formato Excel).

Carpeta legal

Escrituras

• Constitución de la sociedad
• Modificaciones
• Saneamientos
• Otros
  
  

  Protocolización

  Extractos

  Publicación en el Diario Oficial

  Certificado de inscripción de la escritura de constitución

• Con vigencia no mayor a 60 días.
  
  

  RUT electrónico de la empresa

  Cédula de Identidad de los socios y del representante legal

Otros antecedentes (que Logros Servicios Financieros solicita)

Estado de situación de la empresa o socios

• Te lo piden dependiendo del monto. Puedes llenar el formulario de Logros o enviar el que hizo el banco cuando solicitaste crédito comercial.
  
  

  Email de contacto válido

• Se usará para enviar la liquidación y movimientos de la operación.

Cuenta corriente, Cuenta vista o Cuenta RUT (para transferir los fondos)

• Cuando no cuentas con ninguna es posible:

- Firmar un mandato para transferencia a terceros con autorización notarial, pero necesitas la autorización de tus otros socios (si tienes).

- Usar un vale vista para mandar los recursos al banco. Algunos bancos operan con vales vista virtuales para empresas.

Lo que te pide el factoring según tu tipo de empresa

Personas jurídicas

• Copia escritura pública de constitución.
• Copia extracto de constitución social.
• Copia publicación en el Diario Oficial del extracto de la constitución de sociedad.
• Copia de inscripción del extracto de constitución social en el registro de comercio del Conservador de Bienes Raíces respectivo (con vigencia no mayor a 60 días).
• Copia RUT de empresa.
• Copia RUT representante legal.

En caso de modificaciones y/o saneamientos

• Copia de escritura de modificación y/o saneamiento.
• Copia de publicación en el Diario Oficial del extracto de modificación y/o saneamiento.
• Copia de inscripción del extracto de modificación y/o saneamiento en el Registro de Comercio del Conservador de Bienes Raíces correspondiente.

Sociedades anónimas (SA) o sociedad por acciones (Spa) si procede

• Copia de la sesión de directorio, reducida a escritura pública, en que se otorgaron los poderes o mandatos a los representantes de la sociedad (con certificado de vigencia no mayor a 60 días).
• Copia del acta, reducida a escritura pública, en que consta el nombramiento del directorio que confirió esos poderes o mandatos a los representantes de la sociedad.
• Certificado emitido por el Gerente General donde conste la composición de los accionistas y porcentajes de participación de cada uno de ellos.
• Acompañar contratos de compraventa de acciones en caso de ser SA o SpA.

Empresas creadas bajo la modalidad tu "Tu Empresa en un día"

Todos son emitidos por el Registro de Empresas y Sociedades del Ministerio de Economía el mismo día de la solicitud:

• Certificado de estatuto actualizado.
• Certificado de vigencia.
• Certificado de anotaciones.

Empresa de persona natural

• Escritura donde consten los poderes o mandatos otorgados al representante de la persona natural (con certificado de vigencia no mayor a 60 días).

Ahora bien, te explicamos cómo conseguir 2 documentos que normalmente las pymes no tienen listos al momento de postular. 

 

2 documentos que las pymes presentan con errores al factoring

Comprobante de pago de IVA postergado

La legislación tributaria contempla que los contribuyentes tengan la posibilidad de postergar el pago de IVA hasta 2 meses después de su declaración. Cuando esto sucede, el SII emite un Giro de impuestos y/o intereses y multas, también conocido como Formulario 21, y lo notifica a la Tesorería General de la República, tal como explica el sitio web del Sistema de Impuestos Internos.

Igualmente, una vez que pagas los impuestos dentro del plazo correspondiente, el SII envía la confirmación de pago a la Tesorería y esta información queda registrada en su sistema.

Para obtener el comprobante solo tienes que entrar a su plataforma con:

• RUT/ROL
• Número de formulario
• Folio

Cabe destacar que esta información no está disponible inmediatamente después de que pagas sino que debes esperar 1 día hábil, que es el tiempo que tiene el SII para informar a la Tesorería.

Obtén más información relevante para tu contabilidad con este artículo que te explica cómo aprovechar la plataforma gratuita del SII para generar y gestionar tu documentación tributaria.

Copia del certificado de inscripción de la escritura de constitución 

Se trata de una copia autorizada de la primera inscripción de tu empresa ante el Registro de Comercio y sirve para verificar que esta sigue vigente, según detalla la web del Conservador de Bienes Raíces de Santiago.

Para conseguir el documento tienes que pagar una tasa de $4.600 (deberás pagar $300 adicionales por cada página, en caso de que tenga más de siete).

Un asunto importante para el factoring es que la copia del certificado haya sido expedido 60 días antes de la postulación, como máximo. Cumplir este requisito es muy sencillo, pues tienes la posibilidad de hacer el trámite todo el año.

El portal ChileAtiende detalla los pasos a seguir para obtener online la copia del certificado de inscripción de la escritura de constitución:

• Ingresa a la web del Conservador de Bienes Raíces de Santiago y completa los datos que te pide (foja, número y año).
• Haz clic en "agregar al carro de compras".
• Revisa el valor y la cantidad de documentos solicitados y haz clic en "siguiente".
• Escribe tu usuario y contraseña. Si no tienes una cuenta en su sistema, regístrate acá.
• Revisa tu carro de compra y haz clic en "siguiente".
• Revisa tu solicitud y haz clic en "ir a pagar". Serás redireccionado al portal de la Tesorería General de la República.
• Una vez que pagues, la institución te enviará un correo que confirmará la solicitud del trámite.
• Obtendrás una respuesta en un plazo de 2 horas hábiles (entre las 8:30 y 15:00 horas) en tu correo electrónico, con el documento disponible para descargar.

Ahora bien, si perteneces a una comuna que está fuera de la jurisdicción de Santiago, revisa si el documento está disponible en el sitio web Conservadores Digitales, en la opción "trámites en línea".

¿Cómo aprovechar las funciones del Sistema de Facturación Gratuito del SII?

El sistema de Facturación Gratuito del SII  es una solución sencilla y eficiente de usar. Conoce sus ventajas:

• Es gratis.
• Todos los trámites son en línea y vía email.
• Ahorra costos en papel (todo es en formato electrónico).
• Elimina riesgos de pérdida de documentos.
• Disminuye tiempos de pago y recepción de documentos, ya que todo el proceso es online.
• Permite la emisión de DTE desde cualquier lugar con conexión a Internet.
• Mejora la relación cliente/proveedor al optimizar tiempos y procesos de pago.
• Garantiza que todos los documentos cumplan con la norma establecida por el SII.
• Facilita realizar las operaciones desde tu celular (en su aplicación web).
• Mantiene comunicación en redes sociales: Facebook, Twitter y Youtube.
• Enlaza con otros sitios de interés: aplicaciones y documentos, sitios de gobierno, páginas de organismos relacionados, asuntos internacionales, etc.
• Vincula con licitaciones publicadas por el SII en el sitio web de Mercado Público.
• Entrega valores y fechas de distintos indicadores para el cumplimiento de las Obligaciones Tributarias.
• Cumple con funciones de administración de facturación y cesión de créditos.
• Administra mejor los pagos y declaraciones de IVA, renta y boletas gracias a que llena automáticamente los libros contables y elimina los cálculos a mano.
• Está disponible 24/7, los 365 días del año y recibe mantención constante.
• Cuenta con una sección de ayuda para responder a dudas.
• Permite realizar consultas de otros RUT de empresas y sus giros.
• Valida todos los DTE para dar mayor seguridad en la emisión y recepción de la documentación.

¿Qué te permite el software del SII?

El sistema de facturación gratuito del SII tiene diversas funciones que ayudan a organizar la contabilidad:

Emisión automática de DTE

• Factura.
• Factura no afecta o exenta.
• Nota de crédito.
• Nota de débito.
• Guía de despacho.
• Factura de compra.
• Liquidación factura.
• Factura con crédito de empresas constructoras.
• Factura de exportación.
• Nota de Crédito de Exportación.
• Nota de Débito de Exportación.
• DTE a partir de borradores.
• Factura para turistas extranjeros.
  
  Trámites tributarios online

• Formularios de pago (IVAS).
• Carpeta tributaria.
• Clave tributaria y representantes electrónicos.
• RUT e inicio de actividades.
• Actualización de información.
• Peticiones administrativas.
• Boletas de honorarios electrónicas.
• Libros contables electrónicos.
• Impuestos mensuales.
• Declaraciones juradas.
• Declaración de renta.
• Infracciones, Pago de giros y Condonaciones.
• Término de giro.
• Situación tributaria.
• Herencias.
• Avalúos y Contribuciones de bienes raíces.
• Tasación fiscal de vehículos.
  
  Verificación de la validez de facturas

• Autorización de Documentos Tributarios.
• Estado de tus facturas emitidas: aceptadas/reclamadas por tu cliente.
  
  Facilidades para pedir financiamiento

• Permite publicar las facturas que deseas ceder.
• Las facturas son cedidas en forma directa y aceptadas por el deudor en línea.
• Las empresas de factoring tienen acceso a tus facturas autorizadas y datos de contacto actualizados.
  
  Accesos directos

• Autorización de emisión de boletas de ventas afectas y exentas-
• Registro de compras y ventas.
• Declarar F29.
• Emitir boleta de honorarios electrónica.
• Emitir factura electrónica y DTE.
• Cesión de documentos electrónicos.
• Pagar contribuciones.
• VAT Portal, Digital Services.
  
  Herramientas para micro y pequeñas empresas

• Sistema de tributación simplificada: aplicación web que facilita la gestión contable y el cumplimiento tributario.
• Sistema de contabilidad completa: simplifica la gestión contable y facilita el cumplimiento tributario de empresas que tributan según contabilidad completa y que cumplen con los requisitos necesarios para operar.

Requisitos técnicos para usar el sistema del SII

Para que tu experiencia usando la plataforma sea la adecuada y aproveches al máximo sus beneficios, tu computador necesita cumplir con estos requisitos:

Configuración mínima en Windows

• Sistema Operativo Microsoft Windows XP con Service Pack 3 o superior.
• El sistema operativo debe corresponder a versiones completas OFICIALES de Microsoft. Para Windows 8, antes de configurar tu PC, debes seguir las instrucciones para Windows 8.
• Navegador Internet Explorer 6 o versión superior; Mozilla Firefox 27 o superior; Google Chrome 33 o superior.
• Lector de archivos PDF.

Configuración Mínima en Mac OS X

• Sistema Operativo Apple Mac OS X versión 10.9.2 o superior-
• Navegador Safari 7.0.2 o superior.
• Lector de archivos PDF.

Configuración recomendada de hardware del computador

• Procesador Dual Core de 1.8 GHz, su equivalente Apple o superior.
• 1 GB de memoria RAM o superior.

En resumen

Convierte tu pyme en una opción más atractiva para el factoring con 2 prácticas que te sirven, al mismo tiempo, para organizar la contabilidad de tu negocio:

• Reúne en tiempo y forma los documentos necesarios para hacer tu postulación, revisando la vigencia y el formato en que tienes que presentarlos.
• Conoce y utiliza el Sistema de Facturación Gratuito del SII desde el que puedes acceder y controlar toda tu información fiscal y contable, para que te sea más sencillo recurrir a financiamientos externos según la necesidad y planificación de tu flujo de caja.