¿Evalúas tener una firma electrónica? ¿Sabes cuál necesita tu negocio, la simple o avanzada?
Sea cual sea que elijas, su uso es crucial para ordenar la información de tu empresa y validar documentos claves para su funcionamiento. Ambas versiones ayudan a tu negocio a crecer. Conoce más sobre cada una y cuándo conviene ocuparlas.
¿Qué es la firma electrónica?
Este certificado digital es una cédula de identidad desarrollada para facilitar operaciones electrónicas de manera segura y confiable.
Esta herramienta surgió inicialmente como una alternativa a la clave secreta para que personas jurídicas y naturales verifiquen su identidad en el sitio web del Servicio de Impuestos Internos (SII) y así hagan sus consultas, sus trámites tributarios y se inscriban en uno de los dos sistemas de facturación electrónica existentes.
¡Pero ojo! El SII no desarrolla este certificado digital, sino que empresas particulares que forman parte del registro de entidades certificadoras acreditadas ante la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño.
No obstante, el alcance y utilidad de este tipo de firma van más allá del SII. Hoy, es un instrumento útil para que organizaciones y empresas hagan sus operaciones comerciales, administrativas o financieras en un ambiente electrónico seguro, potenciando su crecimiento.
En Chile son tres los tipos de firmas electrónicas aceptadas, explica la Cámara de Comercio de Santiago (CCS):
- Simple
- Avanzada
- Notarial
¿Qué es la firma electrónica simple?
Es el certificado digital que ocupas para ingresar al sitio web del SII (en vez de la clave secreta) para hacer operaciones tributarias, por ejemplo la firma de los documentos tributarios electrónicos (DTE), de acuerdo con la empresa Chilefirmas.
También la puedes usar para diligencias administrativas y comerciales que no requieren validez legal, añade Firma.cl. Entre ellas están:
- Cartas de renuncia
- Comprobantes de feriados proporcionales
- Contratos de trabajo
- Notas de crédito
- Rectificaciones
- Declaraciones
Su emisión es muy sencilla. Solo debes seleccionar alguno de los proveedores autorizados por el SII, compras la firma, envías los datos que te solicitan, y emiten este certificado con una vigencia limitada (desde 1 hasta 3 años según lo que pagues).
¿Qué es la firma electrónica avanzada?
Según la Ley 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de 2002, es aquella que permite verificar la identidad del usuario titular de la firma cuando suscribe documentos electrónicos que tienen calidad de instrumento público.
Su uso aplica para:
- Contratos bancarios electrónicos.
- Pago Automático de Cuentas (PAC).
- Documento electrónico laboral.
- Sistema de pensiones.
- Contratos de fondos mutuos.
- Póliza electrónica de seguros.
- Seguro Electrónico Obligatorio de Accidentes Personales (SOAP).
- Documentos establecidos en la NCG 12.
- Documento electrónico laboral.
- Contratos de valores de oferta pública.
- Contratos y documentos de cajas de compensación de asignación familiar.
- Certificados de revisión técnica y verificación.
- Convenios electrónicos para autopistas.
- Permiso electrónico de circulación.
- Certificados de situación al día.
- Contrato a honorarios y títulos electrónicos.
- Títulos profesionales y estatuto administrativo.
- Receta médica electrónica.
Esta firma otorga a estos documentos el mismo reconocimiento, protección y valor que tienen los actos y contratos celebrados en papel, explica Chile Atiende.
Es de uso exclusivo por la persona o la empresa titular y debe ser desarrollada por un prestador acreditado por el SII.
Existen a su vez tres tipos de firma electrónica avanzada en Chile, agrega la empresa de certificación electrónica e-certchile, filial de la Cámara de Comercio de Santiago (CCS):
- Avanzada token
- Avanzada online
- Avanzada online de un solo uso
¿Qué firma electrónica avanzada le conviene a tu empresa?
Depende del trámite y funcionamiento. Por ejemplo, e-certchile recomienda usar:
- La firma avanzada token para firmar y cifrar correos electrónicos y todo tipo de documentos electrónicos, autenticar identidad en plataformas electrónicas, crear tu empresa en un día en el portal del Registro de Empresas y Sociedad, así como firmar instrumentos públicos y privados con valor probatorio.
- La firma avanzada en línea tiene las mismas aplicaciones que la avanzada token, excepto que no funciona para crear una empresa en un día. En ese caso, tienes la opción de emitir y usar la firma electrónica avanzada en línea que emite el mismo Registro.
- La avanzada de un solo uso es recomendada para hacer trámites puntuales en el caso de que no tengas muchos papeleos electrónicos que hacer.
¿Cuál es la firma electrónica notarial?
Es la que usan notarios, archiveros y conservadores de bienes raíces. Es del tipo avanzada y la ocupan los días y horarios de funcionamiento de sus respectivos oficios, sostiene el estudio de abogados Fontaine y Cía.
¿Qué firma conviene?
La conveniencia de cada firma (simple o avanzada) para estos documentos o cualquiera dependerá de si necesitas que sean vinculantes legalmente.
Porque el valor jurídico de las firmas no puede ser usado como valor probatorio en un juicio en algunos casos, explica la firma de abogados Carey.
Por eso hay excepciones:
- Trámites que requieren escritura pública, por ende no es posible usar la firma simple o avanzada.
- Un mandato judicial otorgado en documento electrónico solo puede ser suscrito con la firma electrónica avanzada del mandante.
- Leyes que expresamente indican que no pueden ser usadas las firmas simples o avanzadas.
¿Por qué es importante usar estas firmas?
Porque le da la misma validez jurídica a los contratos y trámites electrónicos que aquellos realizados en papel y con una firma manuscrita.
¿Cuánto cuesta tener estas firmas?
El costo varía dependiendo de la empresa proveedora y según su vigencia (entre 1 y 3 años) y del tipo:
- Simple: lo descargas y almacenas en tu computador.
- Avanzada: lo almacenas en un token o en una plataforma por internet y permite realizar varios trámites, además de la firma de documentos.
En este sentido y, de acuerdo con la información presentada en los sitios web de las entidades certificadoras, los costos del certificado SII en 2021 fluctúan entre $11.000 y $24.000.
Avanzando hacia la digitalización de las empresas en Chile
La firma electrónica fue creada para mejorar el acceso de personas y empresas a trámites y procesos importantes en el ámbito tributario, comercial, administrativo y financiero.
Es un gran avance hacia la digitalización de documentos así como la transformación digital de las industrias en Chile y también una importante herramienta de apoyo para que estas mejoren su gestión interna, sobre todo de aquellos documentos cruciales para su operación.
